Leistungserfassung und Arbeitszeit: der Unterschied
Beide erfassen Zeit, aber für verschiedene Zwecke. Viele Kanzleien vermischen sie und haben dann in keiner der beiden Listen saubere Zahlen.
| Merkmal | Leistungserfassung | Arbeitszeiterfassung |
|---|---|---|
| Frage | Wie lange für welchen Mandanten und welche Tätigkeit? | Wann hat die Person begonnen, Pause gemacht und aufgehört? |
| Zweck | Abrechnung, Kalkulation, Nachweis gegenüber dem Mandanten | Arbeitsschutz, Überstunden, Ruhezeiten |
| Rechtsgrundlage | § 13 StBVV (Zeitgebühr), § 9 StBVV (Berechnung)[1][3] | § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG laut BAG, § 16 Abs. 2 ArbZG[2][4] |
| Wer | alle, die für Mandanten arbeiten, auch Inhaber | Arbeitnehmer |
| Pausen | zählen nicht | werden erfasst |
Die Summe der Mandantenzeiten ist fast immer kleiner als die Arbeitszeit. Fortbildung, Kanzleiorganisation und Akquise gehören zur Arbeitszeit, aber zu keinem Mandanten. Wer das Verhältnis kennt, kann realistisch planen.
Warum Mandantenzeiten auch bei Wertgebühren zählen
Die meisten Leistungen rechnet der Steuerberater nach Gegenstandswert ab, also nach den Tabellen A bis D der StBVV.[5] Trotzdem lohnt die Leistungserfassung aus drei Gründen:
- Zeitgebühr. Für viele Tätigkeiten schreibt die StBVV die Zeitgebühr vor, etwa die Prüfung eines Steuerbescheids (§ 28 StBVV) oder die Einrichtung einer Buchführung (§ 32 StBVV).[6] Ohne erfasste Zeit können Sie diese Leistungen nicht abrechnen.
- Rahmen begründen. Bei Rahmengebühren berücksichtigt der Steuerberater unter anderem den Umfang der Tätigkeit (§ 11 StBVV).[7] Erfasste Zeit zeigt diesen Umfang.
- Kalkulation. Sie sehen, ob die Wertgebühr eines Mandats den Aufwand deckt. Das ist die Grundlage für eine Pauschale oder eine Vergütungsvereinbarung nach § 4 StBVV.[8]
Mehr zur Höhe der Zeitgebühr steht im Ratgeber StBVV-Zeitgebühr, mehr zu Vereinbarungen im Ratgeber Stundensatz des Steuerberaters.
Was eine gute Leistungserfassung festhält
- Datum und Person. Wer hat wann gearbeitet?
- Mandant und Angelegenheit. Zum Beispiel „Einkommensteuer 2025“ oder „Buchführung Oktober 2026“. Die Pauschale nach § 16 StBVV gilt je Angelegenheit, deshalb lohnt die Trennung.[9]
- Tätigkeit. Am besten mit dem Gebührentatbestand, etwa „Prüfung Steuerbescheid, § 28 StBVV“. Das spart Arbeit bei der Berechnung nach § 9 StBVV.[3]
- Dauer in Minuten. Runden Sie nicht beim Erfassen. Den Viertelstunden-Takt wendet die Abrechnung an.
- Abrechenbar oder nicht. Interne Zeit, Kulanz und Nacharbeit getrennt markieren.
- Kurze Notiz. Was genau getan wurde, für Rückfragen des Mandanten.
Erfassen Sie am selben Tag. Zeiten, die am Monatsende aus dem Gedächtnis nachgetragen werden, sind erfahrungsgemäß lückenhaft.
Arbeitszeiterfassung: was Kanzleien als Arbeitgeber müssen
Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden: Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich Überstunden erfasst werden (Az. 1 ABR 22/21).[2] Die Erfassung selbst kann der Arbeitgeber an die Mitarbeitenden übertragen.[2]
Das Arbeitszeitgesetz enthält weitere Regeln:
- Die werktägliche Arbeitszeit darf acht Stunden nicht überschreiten. Bis zu zehn Stunden sind nur mit Ausgleich auf durchschnittlich acht Stunden erlaubt (§ 3 ArbZG).[10]
- Bei mehr als sechs bis neun Stunden ist eine Pause von mindestens 30 Minuten nötig, bei mehr als neun Stunden 45 Minuten (§ 4 ArbZG).[11]
- Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich ist aufzuzeichnen. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG).[4]
Eine ausdrückliche Vorschrift zur Form der Aufzeichnung, etwa elektronisch, steht im geltenden Arbeitszeitgesetz nicht (Stand der Prüfung: Oktober 2026).[4] Prüfen Sie, ob der Gesetzgeber das inzwischen geregelt hat.
Welche Auswertungen helfen der Kanzlei?
Aus sauberen Mandantenzeiten lassen sich wenige, aber aussagekräftige Zahlen ziehen:
| Auswertung | Was sie zeigt |
|---|---|
| Stunden je Mandant | Wo die Arbeit hingeht, im Monat oder im Jahr |
| Unfakturierte Leistungen | Abrechenbare Zeit, die noch auf keiner Rechnung steht |
| Realisierung | Abgerechnete Gebühren im Verhältnis zu den Stunden mal Ihrem Stundensatz |
| Abrechenbarer Anteil | Wie viel der erfassten Zeit abrechenbar war |
Ein Beispiel: Ein Mandant zahlt für den Jahresabschluss eine Wertgebühr. Die Auswertung zeigt, dass Ihr Team dafür doppelt so viele Stunden brauchte wie bei vergleichbaren Mandanten. Dann lohnt ein Gespräch über die Qualität der Unterlagen oder über eine Vergütungsvereinbarung. Schauen Sie die Zahlen monatlich an, nicht erst zum Jahresende. Dann können Sie bei laufenden Mandaten noch gegensteuern.
Zeiterfassung und DATEV
Viele Steuerkanzleien arbeiten mit DATEV. DATEV bietet für die Kanzleiorganisation die Eigenorganisation an. Sie zeichnet Leistungen auf, auf Wunsch minutengenau, und erstellt monatliche Rechnungen per Knopfdruck.[12] Die Variante comfort bietet laut DATEV eine Rechnungsschreibung mit automatisierten Vorschlägen zur Vergütung auf Basis der StBVV.[13]
Wer Zeit und Rechnung außerhalb von DATEV führt, braucht einen Weg in die eigene Finanzbuchhaltung. Üblich ist eine Exportdatei im DATEV-Format, etwa ein Buchungsstapel mit den Ausgangsrechnungen und eine Datei mit den Debitoren. Prüfen Sie vor dem Wechsel, welche Daten Ihre Kanzlei in DATEV direkt braucht und welche per Datei reichen. Einen Vergleich finden Sie unter Taktwert und DATEV und Taktwert und Agenda.
Typische Fehler bei der Leistungserfassung
- Sammelbuchungen. „Diverses, 3 Stunden“ hilft weder bei der Abrechnung noch bei der Kalkulation. Jede Buchung braucht Mandant und Tätigkeit.
- Nur abrechenbare Zeit erfassen. Wer interne Zeit weglässt, sieht nicht, wie viel Kapazität tatsächlich frei ist.
- Falsche Angelegenheit. Zeit für die Einkommensteuer 2025 landet bei 2024. Dann stimmen Abrechnung und Auswertung nicht mehr.
- Zeiten nach der Rechnung ändern. Eine abgerechnete Zeit sollte unverändert bleiben. Korrigieren Sie über eine Stornorechnung und eine neue Rechnung.
- Kein Blick auf offene Zeit. Abrechenbare Zeit, die monatelang auf keiner Rechnung steht, wird oft nie abgerechnet.
Checkliste für die Einführung
- Legen Sie fest, welche Tätigkeiten mit welchem Gebührentatbestand erfasst werden.
- Trennen Sie Mandantenzeit und Arbeitszeit, auch wenn beide im selben Programm laufen.
- Vereinbaren Sie, dass alle am selben Tag erfassen.
- Klären Sie, wer Zeiten freigibt und wer abrechnet.
- Schauen Sie monatlich auf unfakturierte Leistungen.
- Informieren Sie die Mitarbeitenden, welche Daten erfasst werden und wofür.
Wie die Rechnung danach aussehen muss, zeigt der Ratgeber Steuerberater-Rechnung: Muster.