Steuerberater-Rechnung: Muster mit allen Pflichtangaben

Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG

Jede Rechnung über mehr als 250 Euro braucht diese Angaben:[1]

1. vollständiger Name und Anschrift der Kanzlei und des Mandanten,
2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der Kanzlei,
3. Ausstellungsdatum,
4. fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer,
5. Umfang und Art der Leistung,
6. Zeitpunkt der Leistung,
7. Entgelt, nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, und jede im Voraus vereinbarte Minderung,
8. Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung.

Für Rechnungen bis 250 Euro brutto reichen weniger Angaben: Name und Anschrift der Kanzlei, Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung sowie Entgelt und Steuer in einer Summe mit dem Steuersatz (§ 33 UStDV).[3]

Zusätzliche Angaben nach § 9 StBVV

Der Steuerberater kann seine Vergütung nur aufgrund einer Berechnung fordern, die er dem Mandanten in Textform mitgeteilt hat (§ 9 Abs. 1 StBVV).[2] In die Berechnung gehören nach § 9 Abs. 2 StBVV:[2]

• die Beträge der einzelnen Gebühren und Auslagen,
• Vorschüsse, die der Mandant schon gezahlt hat,
• eine kurze Bezeichnung des jeweiligen Gebührentatbestands,
• die Bezeichnung der Auslagen,
• die angewandten Vorschriften der StBVV,
• bei Wertgebühren der Gegenstandswert.

Zwei Vereinfachungen erlaubt die Vorschrift. Zeitgebühren nach demselben Stundensatz dürfen zusammengefasst werden. Bei Post- und Telekommunikationsentgelten genügt der Gesamtbetrag.[2]

In der Praxis bewährt sich außerdem die Angabe des Gebührensatzes, etwa „3,5/10“, und der Tabelle. Das schreibt § 9 StBVV nicht ausdrücklich vor, macht die Rechnung aber nachprüfbar.

Auslagen nach §§ 16 bis 20 StBVV

Allgemeine Geschäftskosten sind mit den Gebühren abgegolten (§ 3 StBVV).[4] Gesondert berechnen darf der Steuerberater diese Auslagen:

Eine Geschäftsreise liegt nur vor, wenn das Ziel außerhalb der Gemeinde der Kanzlei oder der Wohnung des Steuerberaters liegt (§ 18 Abs. 1 StBVV).[7] Dient eine Reise mehreren Mandaten, werden die Kosten anteilig verteilt (§ 19 StBVV).[8] Verlegt der Steuerberater seine Kanzlei, darf er für laufende Aufträge nur die Reisekosten verlangen, die auch vom alten Sitz entstanden wären (§ 20 StBVV).[9]

Auf Gebühren und Auslagen kommt die Umsatzsteuer, außer der Steuerberater ist Kleinunternehmer (§ 15 StBVV).[10]

Muster 1: Rechnung mit Wertgebühr

Eine Einkommensteuererklärung nach § 24 Abs. 1 Nr. 1 StBVV. Gegenstandswert ist die Summe der positiven Einkünfte, mindestens 8 000 Euro.[11] Der Rahmen ist 1/10 bis 6/10 einer vollen Gebühr nach Tabelle A. Im Beispiel setzt die Kanzlei die Mitte an, 3,5/10. Namen, Adressen und Nummern sind erfunden.

Die volle Gebühr von 1.215,00 € gilt nach Tabelle A für Gegenstandswerte bis 45.000 €.[12] 20 Prozent von 425,25 € wären 85,05 €, die Pauschale ist deshalb auf 20 € begrenzt.[5] Hat der Mandant einen Vorschuss gezahlt, steht er als eigene Zeile unter der Summe und wird abgezogen.[2]

Muster 2: Rechnung mit Zeitgebühr

Für die Prüfung eines Steuerbescheids erhält der Steuerberater die Zeitgebühr (§ 28 StBVV).[13] Sie beträgt 16,50 bis 41 Euro je angefangene Viertelstunde (§ 13 StBVV).[14] Im Beispiel dauert die Prüfung 40 Minuten, das sind 3 angefangene Viertelstunden zu je 30,00 €.

Kopf und Anschriften wie in Muster 1. Hier liegt die Pauschale mit 18 € unter der Grenze von 20 €. Wie die Viertelstunden gezählt werden, steht im Ratgeber StBVV-Zeitgebühr. Andere Gegenstandswerte rechnen Sie mit dem StBVV-Rechner nach.

Muss die Steuerberater-Rechnung eine E-Rechnung sein?

Das hängt vom Mandanten ab. Die Pflicht zur E-Rechnung gilt für Leistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen, wenn beide im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG).[1] Rechnungen an Privatpersonen sind nicht betroffen.

Für Rechnungen an Unternehmen gelten Übergangsfristen (§ 27 Abs. 38 UStG).[15] Für Umsätze bis Ende 2026 sind noch Papierrechnungen erlaubt, andere elektronische Formate mit Zustimmung des Empfängers. Für Umsätze im Jahr 2027 gilt das nur noch, wenn der Gesamtumsatz der Kanzlei im Vorjahr nicht mehr als 800 000 Euro betrug. Ab 2028 gibt es diese Ausnahme nicht mehr. Rechnungen bis 250 Euro dürfen immer als sonstige Rechnung verschickt werden.[3]

Häufige Fehler

• Der Gegenstandswert fehlt bei einer Wertgebühr.
• Statt der Vorschrift steht nur „Steuerberatung“ ohne Paragraf der StBVV.
• Die Pauschale nach § 16 StBVV ist höher als 20 Euro in derselben Angelegenheit.
• Die Rechnungsnummer wird doppelt vergeben oder nachträglich geändert. Korrigieren Sie mit einer Stornorechnung und einer neuen Rechnung.
• Bei Altaufträgen vor dem 1. Juli 2025 wird schon nach neuem Recht abgerechnet. Hier gilt die Übergangsregel in § 41 StBVV.[16]

Wie lange muss die Rechnung aufbewahrt werden?

Ein Doppel jeder Rechnung ist acht Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 UStG).[17] Hat ein Mandant gezahlt, ohne eine Berechnung erhalten zu haben, kann er sie nachfordern, solange der Steuerberater die Handakten aufbewahren muss (§ 9 Abs. 3 StBVV).[2] Das sind zehn Jahre ab Ende des Jahres, in dem der Auftrag endete (§ 66 Abs. 1 StBerG).[18]