GiroCode auf der Rechnung: Inhalt, Größe und Datenschutz

Ein GiroCode erspart Ihrem Kunden das Abtippen der IBAN. Das schützt vor Zahlendrehern und Tippfehlern.[2] Er ist freiwillig. Keine Rechnung muss einen QR-Code tragen, und er ersetzt keine Pflichtangabe. Die maßgebliche Richtlinie ist EPC069-12 in Version 3.1 vom 19. März 2024.[1]

Dieser Ratgeber erklärt, was genau im Code steht, welche Apps ihn lesen, wie groß er gedruckt werden sollte, was für den Datenschutz gilt und warum die Schweizer QR-Rechnung etwas anderes ist.

Was steht im GiroCode?

Der Code enthält reinen Text, Zeile für Zeile, getrennt durch Zeilenumbrüche. Die Richtlinie legt Reihenfolge und Länge fest:[1]

Referenz und Verwendungszweck schließen sich aus. Es darf nur eines von beiden gefüllt sein. Der gesamte Inhalt ist auf 331 Byte begrenzt. Bei Umlauten in UTF-8 sind das weniger als 331 Zeichen.[1]

So sieht der Inhalt für eine Rechnung über 1.517,25 Euro aus. Version 002, keine BIC, Rechnungsnummer als Verwendungszweck:

Die leeren Zeilen stehen für BIC, Zweck und Referenz, die hier nicht gefüllt sind. Nach dem letzten gefüllten Element folgt kein Trennzeichen mehr.[1]

Version 001 oder 002: brauche ich die BIC?

In Version 001 ist die BIC Pflicht. In Version 002 ist sie optional, solange alle Beteiligten im Europäischen Wirtschaftsraum sind. Für SEPA-Zahlungen mit Teilnehmern aus Ländern außerhalb des EWR bleibt sie Pflicht.[1] Für deutsche Konten können Sie also Version 002 ohne BIC verwenden.

Welche Banking-Apps lesen den GiroCode?

Viele, aber nicht garantiert alle. Die EPC-Richtlinie ist ausdrücklich nur eine Empfehlung. Ob eine Bank die Funktion anbietet, entscheidet sie selbst.[1] Zwei Beispiele aus Angaben der Banken:

• Sparkassen: Die App Sparkasse liest den Code von der Rechnung und überträgt Empfänger, IBAN, BIC, Betrag und Verwendungszweck in die Überweisung. Das funktioniert laut Sparkasse auch mit Rechnungen aus anderen SEPA-Ländern.[2]
• Volksbanken und Raiffeisenbanken: In der VR-BankingApp liest die Funktion Scan2Bank QR-Codes auf Rechnungen.[3]

Auch viele andere Banken werben mit einer Scan-Funktion. Wenn Sie sichergehen wollen, testen Sie Ihren Code mit zwei oder drei Apps, bevor Sie ihn auf alle Rechnungen drucken. Und drucken Sie die Daten immer auch als Text daneben. Wer keine passende App hat, überweist dann wie gewohnt.

Wie groß muss der GiroCode auf der Rechnung sein?

Eine feste Druckgröße schreibt die EPC-Richtlinie nicht vor. Sie legt nur die Fehlerkorrekturstufe M fest und die größte erlaubte QR-Version 13 mit 69 mal 69 Modulen.[1] Ein Modul ist eines der kleinen Quadrate im Code.

Zur Orientierung hilft die Schweizer Norm für die QR-Rechnung. Sie verlangt beim Druck mindestens 0,4 mm je Modul und um den Code einen freien Rand von vier Modulen nach ISO 18004.[4] Für den GiroCode ist das keine Vorschrift, aber ein sinnvoller Maßstab. Daraus ergibt sich:

Die Modulzahlen für die beiden Fälle stammen aus der EPC-Richtlinie.[1] Dazu kommt jeweils der freie Rand. Für eine normale Rechnung sind 2 bis 3 cm Kantenlänge deshalb ein guter Wert. Wichtiger als die Größe sind ein sauberer Druck, schwarze Module auf weißem Grund und kein Text oder Logo im Code.

Welche Angaben müssen im Klartext neben dem Code stehen?

Die EPC-Richtlinie ist für Fälle gedacht, in denen dieselben Zahlungsdaten zugleich als Text sichtbar sind, etwa auf einer Rechnung. So kann der Zahler prüfen, ob der Code mit dem Text übereinstimmt.[1] Drucken Sie deshalb neben den Code:

• Name des Empfängers, genau wie im Code
• IBAN, in Vierergruppen lesbar
• BIC, falls im Code enthalten
• Betrag
• Verwendungszweck, am besten die Rechnungsnummer

Die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben einer Rechnung stehen in § 14 Abs. 4 UStG und haben mit dem Code nichts zu tun.[5] Der GiroCode ersetzt keine davon. Welche Angaben auf Ihre Rechnung gehören, erklärt der Ratgeber Rechnung als Freiberufler, für Kleinunternehmer der Ratgeber Kleinunternehmer-Rechnung.

Ist der GiroCode sicher? Was gilt für den Datenschutz?

Der Code enthält nur die Daten, die ohnehin auf der Rechnung stehen: Ihren Namen, Ihre IBAN, den Betrag und den Verwendungszweck. Daten Ihres Kunden stehen nicht darin. Einen Link oder eine Internetadresse sieht die Richtlinie nicht vor.[1] Beim Scannen wird also keine Webseite geöffnet.

Bezahlt wird erst, wenn der Kunde die Überweisung in seiner App prüft und wie gewohnt freigibt, bei der Sparkasse zum Beispiel mit einer TAN.[2] Das schützt vor Fehlern, aber nicht vor Betrug. Ein gefälschter Code auf einer gefälschten Rechnung führt auf ein fremdes Konto. Darum ist der Abgleich mit dem Klartext wichtig, und darum sollte der Name im Code genau dem Namen auf der Rechnung entsprechen.

Wenn Sie den Code mit einem Online-Generator erzeugen, geben Sie Name, IBAN und Betrag an einen fremden Anbieter. Prüfen Sie dann dessen Datenschutzerklärung. Einfacher ist es, den Code im eigenen Rechnungsprogramm auf dem eigenen Rechner zu erzeugen.

Was ist der Unterschied zur Schweizer QR-Rechnung?

Die Schweizer QR-Rechnung sieht ähnlich aus, folgt aber einem eigenen Standard von SIX. Sie hat am 1. Oktober 2022 die Schweizer Einzahlungsscheine abgelöst.[6] Ein GiroCode ist für Schweizer Kunden kein Ersatz für den QR-Zahlteil.

Ab dem 14. November 2026 gilt Version 2.4 der Schweizer Richtlinien. Danach sind QR-IBAN und QR-Referenz nur noch für Rechnungen in Franken vorgesehen. In Euro bleiben die Kombinationen IBAN mit SCOR-Referenz und IBAN mit freier Mitteilung. Version 2.3 gilt laut SIX noch bis November 2027.[7]

GiroCode und E-Rechnung

Ein QR-Code macht aus einem PDF keine E-Rechnung. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, der eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.[5] Die Bankverbindung steht dort in eigenen Datenfeldern, die das Buchhaltungsprogramm des Kunden ausliest. Bei einer hybriden Rechnung wie ZUGFeRD, also PDF mit eingebetteten Daten, kann der GiroCode trotzdem auf dem sichtbaren PDF stehen. Er hilft dann den Kunden, die die Rechnung am Handy bezahlen.

Checkliste: GiroCode auf der Rechnung

• Version 002, Zeichensatz UTF-8, Kennung SCT
• Name genau wie auf der Rechnung, höchstens 70 Zeichen
• IBAN ohne Leerzeichen im Code, mit Leerzeichen im Text
• Betrag gleich dem Rechnungsbetrag
• Rechnungsnummer als Verwendungszweck
• Klartext neben dem Code
• Freier Rand um den Code, 2 bis 3 cm Kantenlänge
• Mit mehreren Banking-Apps getestet
• Bei Storno oder bereits bezahlten Rechnungen kein Code