Mahnung schreiben: Zahlungserinnerung, Mahnstufen und Verzugszinsen

Zahlungserinnerung oder Mahnung: Was ist der Unterschied?

Rechtlich meist keiner. Das Gesetz kennt nur die Mahnung. Sie muss nach der Fälligkeit kommen und eindeutig zur Zahlung auffordern (§ 286 Abs. 1 BGB).[1] Eine höfliche „Zahlungserinnerung“ erfüllt das, wenn sie nach Fälligkeit verschickt wird und klar zur Zahlung auffordert. Der Name ist eine Frage des Tons, nicht des Rechts.

Eine Erinnerung vor dem Fälligkeitstag zählt nicht als Mahnung. Sie setzt keinen Verzug in Gang.

Wann ist der Kunde in Verzug?

Verzug ist wichtig, denn erst ab dann schuldet der Kunde Zinsen und Kosten. § 286 BGB nennt drei Wege:[1]

Der Kunde kommt nicht in Verzug, solange er die Verspätung nicht zu vertreten hat (§ 286 Abs. 4 BGB). Beweisen müssen Sie im Streit den Zugang von Rechnung und Mahnung. Deshalb lohnt sich bei größeren Beträgen ein Versand, der den Zugang belegt.

Welche Mahnstufen sind üblich?

Drei Schreiben sind gängige Praxis. Pflicht ist keines davon, schon eine Mahnung genügt für den Verzug.

Danach folgt kein weiteres Schreiben, sondern der Mahnbescheid oder ein Anwalt. Kündigen Sie nur an, was Sie auch tun.

Wie hoch sind die Verzugszinsen 2026?

Die Höhe richtet sich nach dem Basiszinssatz (§ 247 BGB). Ihn gibt die Deutsche Bundesbank jeweils zum 1. Januar und 1. Juli bekannt. Seit dem 1. Juli 2026 beträgt er 1,52 %. Vom 1. Juli 2025 bis 30. Juni 2026 waren es 1,27 %.[2][3]

Die Formel: offener Betrag × Zinssatz × Tage im Verzug ÷ 365.[1] Der nächste Basiszinssatz gilt ab 1. Januar 2027. Läuft der Verzug über einen Stichtag, rechnen Sie die Zeiträume getrennt. Zinseszinsen dürfen Sie nicht verlangen (§ 289 BGB).

Rechenbeispiel: Verzugszinsen und Pauschale

Eine Kanzlei stellt einer GmbH 2.380,00 Euro in Rechnung (2.000 Euro netto plus 19 % USt). Die Rechnung geht am 1. Juli 2026 zu und ist sofort fällig. Ein Zahlungstermin ist nicht vereinbart. Die GmbH zahlt erst am 30. September 2026.

• Verzug nach § 286 Abs. 3 BGB: Die 30 Tage laufen vom 2. bis 31. Juli. Verzug ab 1. August 2026.
• Verzugstage: 1. August bis 30. September, das sind 61 Tage.
• Zinssatz: 1,52 % plus 9 Punkte = 10,52 %.

Wäre der Kunde ein Verbraucher und hätte die Rechnung auf die 30-Tage-Folge hingewiesen, wären es 6,52 % und damit 25,93 Euro Zinsen, ohne Pauschale. Ohne diesen Hinweis beginnt der Verzug bei Verbrauchern erst mit der Mahnung. Manche Rechner zählen den ersten Tag anders. Ein Tag mehr oder weniger ändert das Ergebnis hier um etwa 69 Cent.

Wann gibt es die 40-Euro-Pauschale?

Wenn der Schuldner kein Verbraucher ist und sich mit einer Entgeltforderung in Verzug befindet. Das gilt auch für Abschlags- und Ratenzahlungen. Die Pauschale wird auf spätere Kosten der Rechtsverfolgung angerechnet, etwa auf Anwaltskosten (§ 288 Abs. 5 BGB).[1] Sie fällt je Forderung an, nicht je Mahnung.

Bei Verbrauchern gibt es keine Pauschale. Sie können nur tatsächliche Kosten als Verzugsschaden verlangen, etwa Porto. Das Schreiben, das den Verzug erst auslöst, ist nach überwiegender Ansicht nicht erstattungsfähig. Pauschale „Mahngebühren“ von 5 oder 10 Euro sind deshalb riskant.

Was gehört in eine Mahnung?

• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und offener Betrag
• Eine klare Aufforderung zu zahlen, mit Datum als Frist
• Bankverbindung und Verwendungszweck
• Ab der 1. Mahnung: Zinsen mit Zeitraum und Zinssatz, bei Unternehmen die 40 Euro
• Bereits eingegangene Teilzahlungen
• In der letzten Mahnung: was nach Ablauf der Frist passiert

Ein kurzes Beispiel für eine Zahlungserinnerung:

Wie funktioniert das gerichtliche Mahnverfahren?

Zahlt der Kunde auch nach der letzten Frist nicht, können Sie einen Mahnbescheid beantragen (§§ 688 ff. ZPO). Dafür brauchen Sie keinen Anwalt. Der Antrag geht an das zentrale Mahngericht Ihres Bundeslandes, am einfachsten online über das Portal der Justiz.[5] Das Gericht prüft nicht, ob die Forderung besteht.

1. Sie beantragen den Mahnbescheid. Die Gerichtsgebühr beträgt 0,5 Gebühren nach dem Streitwert, mindestens 38 Euro (Nr. 1100 KV GKG).[6]
2. Das Gericht stellt ihn dem Kunden zu. Der Kunde kann innerhalb von zwei Wochen widersprechen (§ 692 Abs. 1 Nr. 3 ZPO).[4]
3. Ohne Widerspruch beantragen Sie den Vollstreckungsbescheid. Mit ihm können Sie vollstrecken lassen.
4. Mit Widerspruch geht die Sache auf Antrag in ein normales Gerichtsverfahren über.

Der Mahnbescheid hemmt die Verjährung (§ 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB). Forderungen verjähren in der Regel nach drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie entstanden sind (§§ 195, 199 BGB). Eine Rechnung aus 2026 verjährt also meist mit Ablauf des 31. Dezember 2029.[1]