Abrechnung nach Zeitaufwand: Stundenzettel, Takt und Rechnung nach Stunden

Die Abrechnung nach Zeitaufwand ist für Berater, Entwickler, Designer und Kanzleien der Normalfall. Sie ist einfach, solange drei Dinge stimmen: Die Vereinbarung ist klar, die Zeiten sind sauber erfasst, und die Rechnung lässt sich nachprüfen. Dieser Ratgeber zeigt, was in den Vertrag gehört, welcher Zeittakt kritisch ist, was auf einen Stundenzettel gehört und wie eine Rechnung nach Stunden aussieht.

Für Steuerberater, Anwälte und Architekten gelten zusätzlich eigene Gebührenregeln. Dazu gibt es eigene Ratgeber, etwa zum Zeithonorar für Anwälte, zur Zeitgebühr nach StBVV und zu den HOAI-Stundensätzen, sowie die Gebührenrechner.

Was bedeutet Abrechnung nach Zeitaufwand?

Sie berechnen nicht einen Festpreis, sondern die tatsächlich aufgewendete Zeit mal einen vereinbarten Satz. Üblich sind ein Stundensatz oder ein Tagessatz. Fehlt eine Vereinbarung zur Höhe, gilt nach dem BGB die übliche Vergütung als vereinbart, beim Dienstvertrag nach § 612 BGB, beim Werkvertrag nach § 632 BGB.[1][2] Was „üblich“ ist, lässt sich im Streit schwer beweisen. Vereinbaren Sie den Satz deshalb immer vorher und schriftlich.

Wie Sie Ihren Satz kalkulieren, zeigt der Ratgeber Stundensatz berechnen.

Was gehört in die Vereinbarung?

Eine kurze schriftliche Vereinbarung erspart später Diskussionen. Diese Punkte sollten drinstehen:

• Satz: Stundensatz oder Tagessatz, netto, zuzüglich Umsatzsteuer, falls Sie nicht Kleinunternehmer sind.
• Tagessatz: wie viele Stunden ein Tag hat und wie Sie halbe oder längere Tage abrechnen.
• Takt: ob Sie minutengenau oder in Einheiten abrechnen, etwa 6 oder 15 Minuten.
• Reisezeit und Fahrtkosten: ob Reisezeit zählt und zu welchem Satz, wie Sie Kilometer oder Tickets berechnen.
• Nachweis: welche Angaben der Stundenzettel enthält und ob er der Rechnung beiliegt.
• Rhythmus: monatlich, nach Meilensteinen oder am Ende des Projekts.
• Budget: eine Obergrenze oder eine Pflicht, vor Überschreiten Bescheid zu geben.
• Zahlungsziel: etwa 14 Tage nach Rechnungsdatum.

Welcher Zeittakt ist erlaubt?

Der Takt bestimmt, wie Sie angefangene Zeit aufrunden. Bei einem 15-Minuten-Takt kostet ein Anruf von drei Minuten eine Viertelstunde. Bei vielen kurzen Tätigkeiten macht das schnell einen großen Unterschied. Die Tabelle zeigt eine Tätigkeit von 7 Minuten bei 100 € je Stunde, wenn jede angefangene Einheit voll zählt:

Takt	Berechnete Zeit	Betrag
1 Minute	7 Min.	11,67 €
6 Minuten	12 Min.	20,00 €
15 Minuten	15 Min.	25,00 €
30 Minuten	30 Min.	50,00 €
60 Minuten	60 Min.	100,00 €

Der Bundesgerichtshof hat 2020 entschieden: Eine formularmäßig vereinbarte 15-Minuten-Zeittaktklausel in einer anwaltlichen Vergütungsvereinbarung ist jedenfalls gegenüber Verbrauchern unwirksam. Ein solcher Takt könne durch die belanglosesten Tätigkeiten ausgelöst werden und beliebig oft greifen. Welcher kürzere Takt noch vertretbar wäre, hat der BGH offengelassen. Das Zeithonorar selbst blieb wirksam, abgerechnet wurde dann der tatsächliche Aufwand.[3]

Das Urteil betrifft Anwälte und Verbraucher. Ob Gerichte es auf andere Berufe oder auf Geschäftskunden übertragen, ist offen. Für die Praxis heißt das: Rechnen Sie bei Privatkunden minutengenau oder in kleinen Einheiten ab. Wenn Sie einen gröberen Takt wollen, vereinbaren Sie ihn ausdrücklich und begründet, nicht versteckt in allgemeinen Bedingungen. Für Steuerberater gibt § 13 StBVV einen eigenen Rahmen für die Zeitgebühr vor, je angefangene halbe Stunde.[3]

Was muss auf einen Stundenzettel?

Ein guter Stundenzettel beantwortet für jeden Eintrag fünf Fragen: wann, wie lange, wer, wofür und für welchen Auftrag. Bewährt haben sich diese Spalten:

Spalte	Beispiel
Datum	05.09.2026
Dauer oder Beginn und Ende	4:30 Std. oder 09:00 bis 13:30
Person	MB
Kunde und Projekt	Muster GmbH, Relaunch Website
Tätigkeit	Konzept Datenmodell, Abstimmung mit IT
Abrechenbar	ja oder nein
Bestellnummer oder Kostenstelle	Wenn der Kunde sie vorgibt

Schreiben Sie Tätigkeiten so, dass der Kunde sie ohne Rückfrage versteht. „Meeting“ reicht nicht. „Abstimmung Datenmodell mit Frau Kern, Video“ reicht. Und erfassen Sie zeitnah. Wer Zeiten am Monatsende aus dem Gedächtnis nachträgt, vergisst kleine Posten und kann sie später schlecht belegen.

Wie genau muss ich den Aufwand nachweisen?

Das hängt vom Vertrag und vom Beruf ab. Zwei Urteile des BGH zeigen die Spannweite:

• Werkvertrag mit Stundenlohn, hier Architekten- und Ingenieurleistungen: Für eine schlüssige Abrechnung muss der Auftragnehmer grundsätzlich nur darlegen, wie viele Stunden angefallen sind. Eine Aufteilung nach Tagen und Tätigkeiten ist grundsätzlich nicht nötig. Ob der Aufwand unwirtschaftlich war, muss der Auftraggeber beweisen.[4]
• Zeithonorar eines Anwalts: Hier verlangt der BGH mehr. Über pauschale Angaben hinaus müssen die im Zeitraum getroffenen Maßnahmen konkret und nachprüfbar dargelegt werden.[3]

Sicher ist, wer von Anfang an konkret erfasst. Ein Stundenzettel mit Datum, Dauer und klarer Tätigkeit genügt beiden Maßstäben und beantwortet die meisten Rückfragen, bevor sie entstehen.

Wie rechne ich Minuten in Stunden um?

Auf der Rechnung stehen Stunden meist als Dezimalzahl. Teilen Sie die Minuten durch 60:

Erfasste Zeit	Dezimal	Bei 95 €/Std.
0:15	0,25	23,75 €
0:20	0,33	31,67 €
0:45	0,75	71,25 €
1:10	1,17	110,83 €
4:30	4,50	427,50 €

Rechnen Sie den Betrag aus den Minuten, nicht aus der gerundeten Dezimalzahl. Sonst entstehen Rundungsdifferenzen: 20 Minuten sind 31,67 €, 0,33 Stunden wären nur 31,35 €.

Muster: Rechnung nach Stunden

Die Rechnung muss alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten, darunter Umfang und Art der Leistung und den Leistungszeitraum.[5] Die Stunden je Tätigkeit können in einer Anlage stehen. Dann muss die Rechnung auf die Anlage verweisen.[6] Bei einer E-Rechnung gehört die Leistungsbeschreibung in die E-Rechnung selbst. Nur bei Papier- oder PDF-Rechnungen darf sie sich aus einem anderen Dokument ergeben.[7] Schreiben Sie deshalb die Tätigkeiten mit Stunden als Positionen in die Rechnung und legen Sie den Stundenzettel zusätzlich bei.

Weitere Pflichtangaben und Sonderfälle erklärt der Ratgeber Rechnung als Freiberufler. Als Kleinunternehmer entfällt die Umsatzsteuer, dafür kommt ein Hinweis auf die Steuerbefreiung auf die Rechnung, siehe Kleinunternehmer-Rechnung.

Typische Fehler bei der Abrechnung nach Stunden

• Kein vereinbarter Satz. Dann bleibt nur die „übliche Vergütung“, und über die lässt sich streiten.
• Ein grober Takt, der nirgends vereinbart ist.
• Sammelposten wie „Beratung September, 13,5 Std.“ ohne Tätigkeiten.
• Zeiten aus dem Gedächtnis nachgetragen statt zeitnah erfasst.
• Leistungszeitraum fehlt oder heißt nur „bis heute“.
• Bestellnummer des Kunden fehlt. Viele Firmen zahlen ohne sie nicht.
• Budget überschritten, ohne vorher Bescheid zu geben.