E-Rechnung in Österreich: Was an den Bund gilt und was zwischen Unternehmen

Wer muss in Österreich e-Rechnungen schicken?

Die Pflicht steht in § 5 Abs. 2 IKT-Konsolidierungsgesetz (IKTKonG): Im Waren- und Dienstleistungsverkehr mit Bundesdienststellen müssen alle Vertragspartner e-Rechnungen ausstellen und übermitteln.[1] Das Gesetz und die e-Rechnungsverordnung (BGBl. II Nr. 505/2012) gelten seit 1. Jänner 2014.[1]

Bundesdienststellen sind alle Bundesministerien und ihre nachgeordneten Dienststellen, außerdem Parlament, Präsidentschaftskanzlei, Verwaltungsgerichtshof, Verfassungsgerichtshof, Volksanwaltschaft und Rechnungshof.[1] Für Länder, Städte und Gemeinden gilt § 5 IKTKonG nicht.[1] Sie müssen nach der EU-Richtlinie 2014/55/EU aber e-Rechnungen annehmen können.[2]

Ausländische Vertragspartner sind nur verpflichtet, soweit es technisch möglich ist. Für sie steht PEPPOL bereit. Wer eine Betriebsstätte in Österreich hat, gilt als inländischer Vertragspartner.[1]

Wann keine e-Rechnung nötig ist

Der Leitfaden des Bundes nennt Geschäftsfälle ohne e-Rechnungspflicht, mit dem Stand 31. Oktober 2014. Dazu gehören:[1]

• Bar-, Kredit- und Debitkartenzahlungen,
• Mieten aufgrund von Bestandsverträgen, Leasing und Versicherungsverträge,
• Tätigkeiten von Sachverständigen und Dolmetschern, wenn ein Anspruch nach dem Gebührenanspruchsgesetz (GebAG) besteht,
• Kosten aufgrund von Bescheiden oder Gerichtsentscheidungen, Förderungen, Kostenersätze und Mitgliedsbeiträge.

Was muss in einer e-Rechnung an den Bund stehen?

Zuerst alle Rechnungsmerkmale nach § 11 UStG. Dazu verlangt § 4 der e-Rechnungsverordnung diese Angaben:[1]

Angabe	Hinweis
Lieferantennummer	Ihre Nummer im Rechnungswesen des Bundes, 8-stellig, zum Beispiel 50012345[4]
Auftragsreferenz	Bestellnummer oder Einkäufergruppe, siehe unten[3]
Positionsnummern	Wenn die Bestellung Positionen nennt
Bankverbindung	IBAN und BIC
Zahlungsbedingungen	Zahlungsziel, Skonto
E-Mail-Adresse	Ihre Adresse für Rückmeldungen

Die Dienststelle muss Ihnen Lieferantennummer und Auftragsreferenz schon mit dem Auftrag mitteilen.[1] Fällig wird der Betrag frühestens, wenn eine inhaltlich richtige und vollständige e-Rechnung eingebracht und anerkannt ist.[1]

Wie ist die Auftragsreferenz aufgebaut?

Mit der Auftragsreferenz ordnet das System Ihre Rechnung der richtigen Dienststelle zu. Es gibt drei Formen:[3]

Form	Beispiel	Positionsnummer
Bestellnummer, 10-stellig	4700000001	Ja, je Rechnungszeile
Einkäufergruppe, 3-stellig	Z01	Nein
Einkäufergruppe mit Referenz	Z01:111599	Nein

Kennen Sie Auftragsreferenz oder Lieferantennummer nicht, fragen Sie die beauftragende Dienststelle. Der Support von e-Rechnung.gv.at und die USP-Hotline geben dazu keine Auskunft.[3][4]

Welche Formate nimmt der Bund an?

Zwei XML-Formate: das österreichische ebInterface und PEPPOL UBL.[1]

ebInterface ist der Rechnungsstandard von WKO und AUSTRIAPRO. Die aktuelle Version 6.1 ist seit 25. August 2022 kostenlos verfügbar.[5] e-Rechnung.gv.at nimmt die Versionen 4.3, 5.0, 6.0 und 6.1 an. Ältere Versionen werden nicht mehr unterstützt.[6] Für den Bund gelten zusätzliche Regeln:[6]

• Das Feld InvoiceRecipient/OrderReference/OrderID enthält die Auftragsreferenz. Bei einer 10-stelligen Bestellnummer braucht jede Zeile ihre Bestellpositionsnummer.
• Das Feld Biller/InvoiceRecipientsBillerID enthält die Lieferantennummer.
• Im Bereich Biller steht mindestens eine E-Mail-Adresse.
• Für die Überweisung wird die IBAN verwendet.
• Höchstens 999 Rechnungszeilen.

AUSTRIAPRO arbeitet öffentlich an einer Version 7.0, die enger an die EN 16931 angelehnt sein soll.[9] Mit Stand Oktober 2026 nennt die WKO weiterhin 6.1 als aktuelle Version.[5]

PEPPOL ist das europäische Netz für e-Rechnungen. Der Bund nimmt dort PEPPOL BIS Billing 3.0 an. Alle Bundesstellen haben dieselbe Teilnehmer-ID 9915:b. Den tatsächlichen Empfänger ermittelt das System aus der Auftragsreferenz.[7] Für PEPPOL brauchen Sie einen Zugangspunkt, meist über einen Dienstleister. Die Teilnahme am Netz als Anbieter ist kostenpflichtig.[1]

Wie kommt die Rechnung zum Bund?

Die e-Rechnungsverordnung erlaubt zwei Wege: das Unternehmensserviceportal (USP) oder PEPPOL.[1] Für das USP brauchen Sie eine einmalige, kostenlose Registrierung. Danach haben Sie in der Anwendung e-Rechnung.gv.at drei Möglichkeiten:[1]

1. die Rechnung im Online-Formular eintippen,
2. eine XML-Datei aus Ihrer Software hochladen,
3. Rechnungen automatisch per Webservice übertragen.

Wer PEPPOL nutzt oder die Rechnung von einem Dritten schicken lässt, muss sich nicht am USP registrieren.[1] Einen Test-Upload zur formalen Prüfung gibt es auch ohne Anmeldung.[1] Jede eingebrachte Rechnung wird automatisch auf formale Fehler geprüft. Erst danach gilt sie als ordnungsgemäß eingebracht, und Sie erhalten eine Nachricht.[1]

Gibt es eine e-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen (B2B)?

Nein, Stand Oktober 2026 nicht. Zwischen Unternehmen dürfen Sie Rechnungen auf Papier oder elektronisch schicken, auch als PDF oder per E-Mail. Für die elektronische Form muss der Empfänger zustimmen.[8]

Das wird sich ändern. Die EU-Richtlinie 2025/516 (ViDA) schreibt ab 1. Juli 2030 strukturierte e-Rechnungen für Lieferungen und Leistungen zwischen Unternehmen in verschiedenen EU-Staaten vor.[10][11] Für rein österreichische Umsätze erlaubt die Richtlinie eine nationale Pflicht. Ob Österreich sie einführt, ist offen.[11]

Zum Vergleich: In Deutschland müssen Unternehmen seit 1. Jänner 2025 e-Rechnungen empfangen können. Wenn Sie auch Kunden in Deutschland haben, brauchen Sie dort ZUGFeRD oder XRechnung.[15]

Was gilt für Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG sind von der Umsatzsteuer befreit. Seit 2025 liegt die Grenze bei 55.000 € Umsatz im Jahr, gerechnet brutto.[12][13] Überschreiten Sie die Grenze um höchstens 10 Prozent, bleibt die Befreiung bis zum Jahresende. Darüber werden alle weiteren Umsätze steuerpflichtig.[13]

Auf der Rechnung weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Bei einer Steuerbefreiung verlangt § 11 Abs. 1 Z 3 lit. e UStG aber einen Hinweis darauf.[14] Üblich ist ein Satz wie „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG“.

Die e-Rechnungspflicht an den Bund gilt für alle Vertragspartner, also auch für Kleinunternehmer.[1]

Checkliste: e-Rechnung an eine Bundesdienststelle

• Lieferantennummer (8-stellig) und Auftragsreferenz liegen aus dem Auftrag vor
• Bei 10-stelliger Bestellnummer: Positionsnummer in jeder Zeile
• Alle Angaben nach § 11 UStG, ab 10.000 € auch die UID des Empfängers[14]
• IBAN, BIC, Zahlungsbedingungen und eine E-Mail-Adresse
• Format ebInterface 4.3 bis 6.1 oder PEPPOL UBL
• Registrierung am USP oder Zugang zu PEPPOL
• Test-Upload ohne Fehler, dann echte Einbringung