Zeiterfassung im Architekturbüro: Stunden je Projekt und Leistungsphase

Warum Stunden je Leistungsphase erfassen?

Das Honorar nach Tafel hängt an den anrechenbaren Kosten, nicht an Ihrem Aufwand.[2] Ob ein Projekt sich lohnt, sehen Sie erst, wenn Sie die Stunden daneben legen. Dafür brauchen Sie drei Dinge:

• Nachkalkulation: Welche Phase hat mehr Stunden gekostet, als das Honorar hergibt?
• Kalkulation neuer Angebote: Wie viele Stunden brauchte die Entwurfsplanung beim letzten ähnlichen Projekt?
• Nachweis: Bei Zeithonorar und bei Abschlägen verlangt der Auftraggeber eine nachvollziehbare Aufstellung.[3]

Hinzu kommen Änderungen im Projekt. Wiederholt ein Büro Grundleistungen auf Wunsch des Auftraggebers, ist das Honorar dafür nach dem Anteil an der Leistungsphase in Textform zu vereinbaren.[4] Mit Stunden je Phase können Sie diesen Anteil begründen.

Welche Angaben gehören in einen Zeiteintrag?

Ein guter Eintrag beantwortet später jede Rückfrage des Auftraggebers. Diese Felder haben sich bewährt:

• Datum, Beginn und Dauer.
• Person oder Qualifikation, wenn die Stundensätze sich unterscheiden.
• Auftraggeber, Bauvorhaben und Projektnummer.
• Leistungsphase, zum Beispiel LPH 5 Ausführungsplanung.
• Art der Leistung: Grundleistung, Besondere Leistung oder Zusatzleistung nach Zeit.[5]
• Kurze Beschreibung, etwa „Detail Attika, Abstimmung mit Tragwerksplanung“.
• Abrechenbar oder intern, damit Akquise und Verwaltung nicht in Rechnungen landen.

Erfassen Sie zeitnah. Wer erst am Freitag die Woche rekonstruiert, schätzt. Ein Timer, der beim Arbeiten mitläuft, ist genauer als jede Erinnerung.

Wie funktioniert die Nachkalkulation je Leistungsphase?

Teilen Sie das Honorar einer Phase durch Ihren kalkulierten Stundensatz. Das Ergebnis ist Ihr Stundenbudget für diese Phase. Danach vergleichen Sie es mit den erfassten Stunden.

Beispiel: Gebäude, anrechenbare Kosten 800.000 €, Honorarzone III, Basishonorarsatz. Das Honorar für LPH 1 bis 9 beträgt 95.076,59 € netto.[6][7] Das Büro kalkuliert mit 100 € je Stunde. Die Ist-Stunden sind erfunden.

Die Entwurfsplanung hat gut 28 Stunden mehr gekostet als geplant. Je Stunde bleiben nur 83,40 € statt 100 €. Gegenüber dem kalkulierten Satz fehlen in dieser Phase 2.838,51 €. Zwei Fragen helfen weiter: Lag es an Änderungswünschen? Dann ist eine Vergütungsanpassung zu prüfen.[4][8] Oder war die Phase falsch kalkuliert? Dann gehört die Erkenntnis ins nächste Angebot.

Woher der Stundensatz kommt, erklärt der Ratgeber HOAI-Stundensätze. Die Prozentsätze der Phasen stehen in HOAI-Leistungsphasen.

Wie führe ich Projektzeiterfassung im Büro ein?

Die beste Software hilft nichts, wenn niemand bucht. Fangen Sie klein an und halten Sie die Regeln einfach.

1. Projektliste anlegen. Jedes laufende Projekt mit Bauvorhaben und Projektnummer. Dazu ein Sammelprojekt für Büro, Akquise und Fortbildung.
2. Leistungsphasen festlegen. Für jedes Projekt nur die beauftragten Phasen, damit niemand auf LPH 8 bucht, wenn sie nicht beauftragt ist.[11]
3. Takt vereinbaren. Zum Beispiel Viertelstunden. Bei Zeithonorar gilt der Takt aus der Honorarvereinbarung.
4. Täglich buchen. Fünf Minuten am Ende des Tages reichen, wenn der Timer tagsüber mitläuft.
5. Monatlich auswerten. Stunden je Projekt und Phase gegen das Budget. Abweichungen sofort besprechen.

Nach drei bis vier Projekten haben Sie eigene Erfahrungswerte je Leistungsphase. Damit kalkulieren Sie Angebote deutlich sicherer als mit Faustregeln.

Typische Fehler

• Alles auf „Allgemein“ buchen. Dann fehlt die Zuordnung zur Phase, und die Nachkalkulation ist wertlos.
• Nur abrechenbare Stunden erfassen. Dann sehen Sie nicht, wie viel Zeit Akquise und Verwaltung kosten.
• Stunden erst zur Rechnung nachtragen. Dann sind sie geschätzt und im Streit schwer zu belegen.
• Besondere Leistungen unter Grundleistungen buchen. Dann verschenken Sie Honorar, das Sie gesondert vereinbaren könnten.[5]

Was der Auftraggeber sehen will

Bei Zeithonorar prüft der Auftraggeber die Stundenliste. Er will erkennen, wer was wann gemacht hat. Kurze, konkrete Beschreibungen helfen mehr als „Planung“. Für Abschläge verlangt das Gesetz eine Aufstellung, die eine rasche und sichere Beurteilung ermöglicht.[3] Die Schlussrechnung muss übersichtlich und nachvollziehbar sein.[12] Mehr dazu im Ratgeber Abschlagsrechnung und Schlussrechnung.

Budgets: rechtzeitig merken, wenn ein Projekt kippt

Die Nachkalkulation zeigt den Fehler erst am Ende. Ein Budget mit Warnung zeigt ihn vorher. Legen Sie für jeden Auftrag ein Budget in Stunden oder Euro an. Eine Warnung bei 80 Prozent lässt noch Zeit, mit dem Auftraggeber zu sprechen.

• Budget aus dem Honorar ableiten, nicht aus dem Bauchgefühl.
• Bei Zeithonorar mit Obergrenze das Budget gleich der Obergrenze setzen.
• Bei Warnung prüfen: Änderung durch den Auftraggeber, Mehraufwand im Büro oder falsche Annahme?
• Änderungen früh in Textform festhalten.[4]

Nebenkosten nach § 14 HOAI mit erfassen

Neben dem Honorar dürfen Sie die für den Auftrag nötigen Nebenkosten berechnen. Abziehbare Vorsteuer ist herauszurechnen.[9] Zu den Nebenkosten gehören insbesondere:[9]

• Versand und Datenübertragung.
• Vervielfältigung von Zeichnungen und Unterlagen, Filme und Fotos.
• Baustellenbüro mit Einrichtung, Beleuchtung und Heizung.
• Fahrtkosten für Reisen über 15 km Umkreis um den Geschäftssitz, nach den steuerlich zulässigen Pauschalsätzen.
• Trennungsentschädigung und Familienheimfahrten, Aufwand bei längeren Reisen nach Vereinbarung.
• Leistungen Dritter, die Sie im Einvernehmen mit dem Auftraggeber beauftragt haben.

Abgerechnet wird nach Einzelnachweis, außer Sie haben eine Pauschale in Textform vereinbart.[9] Ohne Pauschale brauchen Sie also Belege. Erfassen Sie Fahrten deshalb gleich mit Datum, Ziel und Kilometern beim Projekt. Die Höhe einer Pauschale legt die HOAI nicht fest. Sie ist Verhandlungssache.

Projektzeit und Arbeitszeit sind zwei Dinge

Projektzeiten dienen der Abrechnung. Die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeitenden müssen Sie aus Arbeitsschutzgründen erfassen. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass Arbeitgeber dafür ein System einführen müssen.[10] Beides lässt sich verbinden, ersetzt sich aber nicht. Eine Stunde Akquise ist Arbeitszeit, aber keine abrechenbare Projektzeit.