Abschlagsrechnung und Schlussrechnung für Architekten und Ingenieure

Darf ich als Architekt Abschlagsrechnungen stellen?

Ja. § 15 HOAI verweist für Abschlagszahlungen auf § 632a BGB.[1] Danach kann der Unternehmer eine Abschlagszahlung in Höhe des Werts der erbrachten und vertraglich geschuldeten Leistungen verlangen.[2] Für Architekten- und Ingenieurverträge gilt das Werkvertragsrecht entsprechend.[5]

Zwei Regeln aus § 632a BGB sollten Sie kennen:[2]

• Nachweis. Die Leistungen sind durch eine Aufstellung nachzuweisen, die eine rasche und sichere Beurteilung ermöglicht.
• Mängel. Ist die Leistung nicht vertragsgemäß, darf der Auftraggeber einen angemessenen Teil des Abschlags verweigern. Bis zur Abnahme müssen Sie beweisen, dass Sie vertragsgemäß geleistet haben.

Einen festen Zahlungsplan schreibt das Gesetz nicht vor. Viele Verträge legen Abschläge nach abgeschlossenen Leistungsphasen fest, bei Zeithonorar oft monatlich.

Wie hoch darf eine Abschlagsrechnung sein?

Maßgeblich ist der Wert der erbrachten Leistungen, nicht die verstrichene Zeit.[2] Beim Honorar nach Tafel ergibt sich der Wert aus den Prozentsätzen der Leistungsphasen.[6] Ist eine Phase erst teilweise erledigt, setzen Sie den erbrachten Anteil dieser Phase an. Diesen Anteil müssen Sie nachvollziehbar begründen.

Beispiel: Gebäude, anrechenbare Kosten 800.000 €, Honorarzone III, Basishonorarsatz. Das volle Honorar beträgt 95.076,59 € netto. So sieht ein einfacher Zahlungsplan aus:

Der erste Abschlag kostet den Auftraggeber also 30.548,11 € brutto, der zweite 44.125,05 €. Wie Sie das volle Honorar ermitteln, zeigt der Ratgeber HOAI-Leistungsphasen.

Was muss in eine Abschlagsrechnung?

Eine Abschlagsrechnung ist eine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Für Zahlungen vor Ausführung der Leistung gelten die Regeln für Rechnungen sinngemäß.[4]

• Bezeichnung als Abschlagsrechnung mit fortlaufender Nummer, zum Beispiel „2. Abschlagsrechnung“.
• Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, etwa Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummer, Leistung, Entgelt und Steuerbetrag.[4]
• Bauvorhaben und Projektnummer.
• Aufstellung des Leistungsstands: welche Leistungsphasen, zu welchem Anteil.[2]
• Bei Zeithonorar die Stundenliste für den Zeitraum.
• Nebenkosten getrennt, pauschal nur bei Vereinbarung in Textform.[7]
• Bisher gestellte Abschläge, damit der Auftraggeber den Stand prüfen kann.

Zur Umsatzsteuer: Wer nach vereinbarten Entgelten versteuert, schuldet die Steuer auf eine Zahlung vor Ausführung der Leistung mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Geld eingeht.[8] Ob ein Abschlag umsatzsteuerlich eine Anzahlung oder eine Teilleistung ist, hängt vom Vertrag ab. Klären Sie das im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung.

Ab 2027 wird die E-Rechnung zwischen Unternehmen schrittweise Pflicht. Papier und andere Formate sind nur noch übergangsweise erlaubt, für Büros mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027.[9]

Wann ist die Schlussrechnung fällig?

Für die Fälligkeit verweist § 15 HOAI auf § 650g Abs. 4 BGB.[1] Das Honorar ist zu zahlen, wenn zwei Bedingungen erfüllt sind:[3]

1. Der Auftraggeber hat Ihre Leistung abgenommen, oder die Abnahme ist entbehrlich.
2. Sie haben eine prüffähige Schlussrechnung gestellt.

Bei Planern zieht sich die Abnahme oft hin, weil die Mängelbewertung in LPH 9 bis zu fünf Jahre seit Abnahme der Leistung reichen kann.[15] Ab der Abnahme der letzten Bauleistung können Sie deshalb eine Teilabnahme Ihrer bis dahin erbrachten Leistungen verlangen.[10]

Ist die Rechnung fällig und zugegangen, kommt ein Unternehmer als Auftraggeber spätestens nach 30 Tagen in Verzug. Bei Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung auf diese Folge besonders hinweist.[11]

Wann ist eine Schlussrechnung prüffähig?

Das Gesetz sagt: wenn sie eine übersichtliche Aufstellung der erbrachten Leistungen enthält und für den Auftraggeber nachvollziehbar ist.[3] Wichtig ist die Frist. Die Rechnung gilt als prüffähig, wenn der Auftraggeber nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang begründete Einwendungen gegen die Prüffähigkeit erhebt.[3]

Checkliste für die HOAI-Schlussrechnung

• Anrechenbare Kosten mit Grundlage, in der Regel die Kostenberechnung.[12]
• Honorarzone und vereinbarter Satz, etwa Basishonorarsatz.
• Tafelwerte und Interpolation, damit der Auftraggeber nachrechnen kann.[13]
• Übertragene Leistungsphasen mit Prozentsätzen und Beträgen.[14]
• Zuschläge, zum Beispiel für Umbau, und Besondere Leistungen getrennt.[12]
• Zeithonorare mit Stundennachweis.
• Nebenkosten nach Einzelnachweis oder vereinbarter Pauschale.[7]
• Alle Abschläge mit Nummer, Nettobetrag und Umsatzsteuer.[4]

Abschläge bei Zeithonorar

Rechnen Sie nach Stunden ab, ist der Wert der erbrachten Leistung einfacher zu belegen. Er ergibt sich aus den geleisteten Stunden mal dem vereinbarten Satz. Legen Sie jeder Abschlagsrechnung die Stundenliste des Zeitraums bei. Das ist die Aufstellung, die § 632a BGB verlangt.[2] Nebenkosten können Sie im selben Abschlag abrechnen, nach Einzelnachweis oder als vereinbarte Pauschale.[7]

Wenn der Auftraggeber die Prüffähigkeit bestreitet

Einwendungen müssen begründet sein und innerhalb von 30 Tagen kommen, sonst gilt die Rechnung als prüffähig.[3] Kommt eine begründete Rüge, ergänzen Sie die fehlenden Angaben schnell. Typisch fehlen die Grundlage der anrechenbaren Kosten, die Zuordnung zur Honorarzone oder der Stundennachweis. Eine vollständige Aufstellung von Anfang an spart diese Runde.

Wie ziehe ich Abschläge in der Schlussrechnung ab?

§ 14 Abs. 5 UStG regelt das genau. In der Endrechnung sind die vorher vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über sie Rechnungen ausgestellt wurden.[4] Sie rechnen also zuerst das gesamte Honorar mit voller Umsatzsteuer. Dann ziehen Sie die Abschläge netto und ihre Steuer getrennt ab.

Fortsetzung des Beispiels mit beiden Abschlägen von oben:

Der Restbetrag liegt bei 38.467,98 € brutto. Achtung: 19 Prozent von 32.326,04 € wären 6.141,95 €. Der eine Cent Unterschied entsteht, weil jeder Abschlag einzeln gerundet wurde. Ziehen Sie deshalb die tatsächlich ausgewiesenen Steuerbeträge ab, wie § 14 Abs. 5 UStG es verlangt.[4]

Häufige Fehler

• Nur den Restbetrag abrechnen, ohne Gesamthonorar. Dann fehlt die Endrechnung über die ganze Leistung.
• Abschläge brutto vom Netto abziehen. Dann stimmt die Umsatzsteuer nicht.
• Bezahlte und offene Abschläge verwechseln. Abgezogen werden die in Rechnung gestellten Abschläge. Was davon noch offen ist, steht im Zahlungsverlauf.