E-Rechnung erstellen: Schritt für Schritt zur gültigen Rechnung

Warum ein PDF keine E-Rechnung ist

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.[1] Ein PDF aus Word ist für Menschen lesbar, aber nicht für Maschinen. Es gilt als sonstige Rechnung.[2]

Deshalb können Sie aus einem fertigen PDF auch nicht einfach eine E-Rechnung machen, indem Sie es umbenennen. Die Rechnungsdaten müssen als XML entstehen. Bei ZUGFeRD wird dieses XML in das PDF eingebettet.[8] Am sichersten ist es, wenn Ihr Rechnungsprogramm PDF und XML aus denselben Daten erzeugt.

E-Rechnung erstellen in sieben Schritten

1. Empfänger klären

Prüfen Sie zuerst, wer die Rechnung bekommt. An inländische Unternehmer ist die E-Rechnung Pflicht, je nach Umsatz ab 2027 oder 2028.[1][3] An Privatkunden ist sie freiwillig.[2] Für Behörden gelten eigene Regeln, meist XRechnung mit Leitweg-ID.[2] Die Fristen erklärt der Ratgeber E-Rechnung-Pflicht.

2. Format wählen

Für Firmenkunden passt ZUGFeRD im Profil EN 16931 oder XRechnung. Bei ZUGFeRD zählen die Profile MINIMUM und BASIC-WL nicht.[2] Für Behörden nehmen Sie XRechnung. Die Unterschiede stehen im Ratgeber ZUGFeRD oder XRechnung.

3. Pflichtangaben eintragen

Eine E-Rechnung braucht dieselben Pflichtangaben wie jede Rechnung. Der Unterschied: Sie müssen alle im strukturierten Teil stehen. Ein Verweis auf eine Anlage genügt nicht.[2][4] Die Tabelle zeigt die Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG und die passenden Felder der Norm EN 16931.

Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG[1], Feldnummern nach der XRechnung-Spezifikation[6]. KoSIT und FeRD bieten eine vollständige Zuordnungstabelle an.[9]

Die Leistungsbeschreibung im XML muss die Leistung eindeutig und leicht nachprüfbar machen. Ergänzungen dürfen in einen Anhang, zum Beispiel ein Stundennachweis als PDF.[4] Ein Link auf eine externe Seite reicht nicht.[4]

Für XRechnung kommen Regeln dazu. Sie verlangt unter anderem Angaben zur Zahlung und einen Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail.[6] Beim Bund sind außerdem Leitweg-ID, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen und eine E-Mail-Adresse Pflicht.[7]

Rechnen Sie nach RVG oder StBVV ab, gelten zusätzlich die Vorgaben des Gebührenrechts. Die Berechnung bedarf der Textform und nennt die einzelnen Gebühren, die Gebührentatbestände und die angewandten Vorschriften.[10][11]

4. Rechnungsart richtig setzen

Das Feld BT-3 sagt, welche Art Rechnung vorliegt. Üblich sind 380 für eine normale Rechnung, 326 für eine Teilrechnung, 381 für eine Gutschrift und 384 für eine korrigierte Rechnung.[6] Muss eine Rechnung berichtigt werden und gilt für sie die E-Rechnung-Pflicht, ist auch die Berichtigung eine E-Rechnung.[2]

Mehrere Leistungen eines Monats dürfen Sie in einer Sammelrechnung abrechnen. Als Leistungszeitpunkt genügt dann der Kalendermonat.[2] In einer Schlussrechnung dürfen Sie gezahlte Abschläge in einem Anhang abziehen, wenn der strukturierte Teil darauf hinweist.[2]

5. Mit einem Validator prüfen

Prüfen Sie jede neue Rechnungsvorlage mit einem Validator. Das BMF empfiehlt die Prüfung schon beim Erstellen, auch wenn sie keine Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist.[2] Gängige Werkzeuge sind der quelloffene KoSIT-Validator für XRechnung und die quelloffene Bibliothek Mustang für ZUGFeRD.[12][13]

Der Prüfbericht unterscheidet Formatfehler und Geschäftsregelfehler. Ein Formatfehler macht die Datei zur sonstigen Rechnung. Ein Geschäftsregelfehler bei einer Pflichtangabe macht die Rechnung nicht ordnungsgemäß.[3] Ein falscher Steuersatz fällt dem Validator aber nicht unbedingt auf.[3] Lesen Sie die Rechnung also trotzdem selbst. Den Prüfbericht aufzubewahren, empfiehlt das BMF als Nachweis.[3]

6. Versenden

Das Gesetz schreibt keinen Versandweg vor. Möglich sind etwa E-Mail, ein Portal oder eine Schnittstelle.[2] Den Weg vereinbaren Sie mit dem Kunden. Rechnungen an den Bund gehen über ein Verwaltungsportal, für das Sie sich registrieren. Formal fehlerhafte Rechnungen lehnt das Portal automatisch ab.[14]

7. Archivieren nach GoBD

Rechnungen bewahren Sie acht Jahre auf. Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.[5] Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil unverändert in seiner ursprünglichen Form vorliegen.[2]

Seit Juli 2025 sagen die GoBD klar: Bei E-Rechnungen reicht es, den strukturierten Teil aufzubewahren. Das PDF einer ZUGFeRD-Rechnung müssen Sie nur dann zusätzlich aufheben, wenn es weitere steuerlich wichtige Angaben enthält, etwa Buchungsvermerke.[15] Für Ausgangsrechnungen aus einem Rechnungsprogramm müssen Sie keine Bildkopie speichern, wenn das Programm jederzeit ein inhaltlich gleiches Doppel erzeugen kann.[15]

Typische Fehler beim Erstellen

• Pflichtangabe nur im PDF. Steht etwa der Leistungszeitraum nur im Sichtteil, fehlt er in der eigentlichen Rechnung. Denn bei ZUGFeRD ist das XML führend.[2]
• PDF und XML weichen ab. Wird das PDF nachträglich bearbeitet, stimmen die Teile nicht mehr überein. Dann gelten die Daten im XML.[2] Ändern Sie deshalb nie das fertige PDF, sondern die Rechnung im Programm.
• Steuerbefreiung ohne Hinweis. Wer keine Umsatzsteuer berechnet, muss auf die Befreiung hinweisen.[1] Kleinunternehmer weisen darauf hin, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt.[17]
• Rechnungsnummer doppelt. Jede Nummer darf nur einmal vergeben werden.[1] Das gilt auch, wenn Sie eine Rechnung stornieren und neu schreiben.
• Falsches Profil. Eine ZUGFeRD-Datei im Profil MINIMUM oder BASIC-WL ist keine E-Rechnung.[2]
• Leistung zu knapp beschrieben. „Beratung laut Anlage“ reicht nicht, wenn die Anlage alles Wichtige enthält. Die Leistung muss im strukturierten Teil eindeutig erkennbar sein.[4]

Checkliste vor dem ersten Versand

• Empfänger ist inländischer Unternehmer, Behörde oder Privatkunde, und Sie wissen, was jeweils gilt.
• Format ist ZUGFeRD ab 2.0.1 (nicht MINIMUM oder BASIC-WL) oder XRechnung.
• Alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG stehen im XML.
• Bei Behörden steht die Leitweg-ID im Feld BT-10.
• Rechnungsnummer ist fortlaufend und nur einmal vergeben.
• PDF und XML zeigen dieselben Beträge.
• Der Validator meldet keine Fehler, und der Prüfbericht ist gespeichert.
• Das XML wird acht Jahre unverändert archiviert.

Ob die Rechnung später geändert wurde, muss nachvollziehbar sein. Die GoBD verlangen dafür unter anderem eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Ihre Belege entstehen und aufbewahrt werden.[16]